Τo ιδιωτικά συμφωνητικό είναι η έγγραφη οικονομική συμφωνία μεταξύ 2 ή περισσότερων προσώπων όπου το κάθε μέρος που συμμετέχει μπορεί να είναι ένα φυσικό πρόσωπο ή να έχει κάποια εταιρική νομική μορφή. Οι συμφωνίες αφορούν τη μίσθωση, πώληση, συνεργασία και την παροχή υπηρεσιών κ.α.

Ένα βασικό ερώτημα είναι αν διατηρούν τη νομική ισχύ χωρίς θεώρηση από την εφορία; Η απάντηση είναι ναι, αλλά υπάρχουν σημαντικές υποχρεώσεις που πρέπει να γνωρίζετε. Η υποβολή των συμφωνητικών στην ΑΑΔΕ είναι υποχρεωτική για κάθε επιτηδευματία - είτε φυσικό είτε νομικό πρόσωπο.

Οι προθεσμίες υποβολής είναι συγκεκριμένες και πρέπει να τηρούνται για κάθε τρίμηνο μέχρι την 20η ημέρα του επόμενου μήνα. Η ορθή διαχείριση και έγκαιρη υποβολή τους εξασφαλίζει τη νομική και φορολογική συμμόρφωση της επιχείρησής σας, αυτά υποβάλλονται ηλεκτρονικά στην κατάσταση ιδιωτικών συμφωνητικών με τους κωδικούς taxisnet ή αν έχετε εξουσιοδοτήσει λογιστή.

Το βασικό ερώτημα εδώ είναι ποιες ακριβώς είναι οι υποχρεώσεις σας για την κατάσταση ιδιωτικών συμφωνητικών. Θα αναλύσουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και διαδικασίες που πρέπει να ακολουθήσετε.

Τι είναι η κατάσταση ιδιωτικών συμφωνητικών

Το βασικό ερώτημα εδώ είναι τι ακριβώς περιλαμβάνει η κατάσταση ιδιωτικών συμφωνητικών. Πρόκειται για μια συγκεντρωτική δήλωση πληροφοριακού χαρακτήρα που υποβάλλεται στην ΑΑΔΕ, σύμφωνα με την παράγραφο 16 του άρθρου 8 του Ν. 1882/1990.

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι κάθε επιτηδευματίας - είτε φυσικό είτε νομικό πρόσωπο - έχει υποχρέωση υποβολής όταν συνάπτει συμφωνητικά με άλλους επιτηδευματίες ή τρίτα πρόσωπα. Αυτό ισχύει εφόσον δεν προβλέπεται διαφορετική διαδικασία για το συγκεκριμένο είδος συμφωνητικού.

Τα βασικά στοιχεία που πρέπει να περιλαμβάνει κάθε καταχώρηση είναι:

  • Αριθμός και ημερομηνία σύναψης της συμφωνίας

  • Ονοματεπώνυμο, επάγγελμα, διεύθυνση και ΑΦΜ συμβαλλόμενων

  • Αντικείμενο συμφωνητικού

  • Ποσό συναλλαγής

  • Διάρκεια συμφωνίας

  • Τυχόν άλλες σημαντικές παρατηρήσεις

Ωστόσο, υπάρχουν σημαντικές εξαιρέσεις. Δεν χρειάζεται να υποβάλλετε συμφωνητικά που καταρτίζονται με:

  • Το Δημόσιο

  • Τις Τράπεζες και χρηματοδοτικά ιδρύματα

  • Οργανισμούς και επιχειρήσεις δημόσιου τομέα

  • Δήμους και Κοινότητες

  • Ασφαλιστικές επιχειρήσεις

  • Επιχειρήσεις καρτών συναλλαγών

  • Εταιρείες χρηματοδοτικής μίσθωσης του Ν.1665/1986

Επιπλέον, οι χρηματιστηριακές επιχειρήσεις εξαιρούνται για συμφωνητικά συναλλαγών με μετοχές του ΧΑ, όπως επίσης ο ΟΤΕ και οι εταιρείες κινητής τηλεφωνίας για συμφωνητικά με συνδρομητές.

Οφείλω να επισημάνω ότι τα φυσικά πρόσωπα που δεν είναι επιτηδευματίες δεν έχουν τέτοια υποχρέωση, ακόμη και αν υπογράψουν συμφωνητικό με επιτηδευματία.

Σύμφωνα με την απόφαση Α.1152/2024 υπάρχη ειδική εφαρμογή στο gov.gr εφαρμογή για την υποβολή των συμφωνητικών τεχνικών έργων άνω των 6.000 ευρώ από εργολάβο ή υπεργολάβο.

Θα πρέπει να λάβετε υπόψη ότι η εκπρόθεσμη υποβολή επιφέρει πρόστιμο 100 ευρώ, καθώς πρόκειται για δήλωση πληροφοριακού χαρακτήρα σύμφωνα με το άρθρο 54 του ν. 4174/2013.

Προθεσμίες και διαδικασία υποβολής

Πότε ακριβώς πρέπει να υποβάλλονται τα ιδιωτικά συμφωνητικά; Θα πρέπει να γνωρίζετε τις συγκεκριμένες προθεσμίες και τη διαδικασία υποβολής.

Η υποβολή πραγματοποιείται μέχρι την 20η ημέρα των μηνών Ιανουαρίου, Απριλίου, Ιουλίου και Οκτωβρίου κάθε έτους. Κάθε κατάσταση περιλαμβάνει μόνο τα συμφωνητικά του προηγούμενου τριμήνου.

Τα βασικά βήματα υποβολής είναι:

  1. πλατφόρμα υποβολής κατάστασης συμφωνητικών

  2. Σύνδεση στο TaxisNet κωδικούς

  3. Μετάβαση στις "Δηλώσεις Παρακρατούμενων Φόρων και Άλλων Δηλώσεων"

  4. Επιλογή "Συμφωνητικά" και "Υποβολή"

Οφείλω να επισημάνω ότι στην ηλεκτρονική φόρμα χρειάζεται λεπτομερής συμπλήρωση:

  • Αριθμός και ημερομηνία σύναψης

  • Στοιχεία συμβαλλόμενων (ονοματεπώνυμο, επάγγελμα, διεύθυνση, ΑΦΜ)

  • Αντικείμενο συμφωνητικού

  • Ποσό και διάρκεια

Θα πρέπει να λάβετε υπόψη ότι δεν υπάρχει δυνατότητα τροποποιητικών καταστάσεων. Ωστόσο, αν εντοπίσετε λάθος μετά την οριστική υποβολή, μπορείτε να καταχωρήσετε νέα κατάσταση μόνο με τις εγγραφές που χρειάζονται διόρθωση. Στις "Λοιπές Παρατηρήσεις" αναφέρετε τον λόγο της νέας υποβολής.

Για τροποποιήσεις, συμπληρώσεις ή ακυρώσεις αρχικών συμφωνητικών, η υποβολή γίνεται στην κατάσταση του τριμήνου που συντάχθηκαν. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε το αρχικό συμφωνητικό στις "Λοιπές παρατηρήσεις".

Το βασικό που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι από 1η Νοεμβρίου 2022, τα συμφωνητικά τεχνικών έργων άνω των 6.000 ευρώ υποβάλλονται μέσω ειδικής εφαρμογής στο gov.gr.

Για κάθε συμφωνητικό μπορεί να γίνει επαλήθευση μέσω της υπηρεσία ψηφιακής βεβαίωσης ιδιωτικού συμφωνητικού

Συνέπειες μη συμμόρφωσης με τις υποχρεώσεις

Το βασικό ερώτημα εδώ είναι τι συμβαίνει όταν ένας επιτηδευματίας δεν τηρεί τις υποχρεώσεις υποβολής των καταστάσεων ιδιωτικών συμφωνητικών;

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι σύμφωνα με το άρθρο 54 του Ν. 4174/2013, τα πρόστιμα είναι συγκεκριμένα:

  • 100 ευρώ για μη υποβολή ή εκπρόθεσμη υποβολή κάθε τριμηνιαίας κατάστασης

  • 200 ευρώ σε περίπτωση υποτροπής εντός πενταετίας

  • 400 ευρώ για δεύτερη υποτροπή στην ίδια πενταετία

Οφείλω να επισημάνω ένα κρίσιμο σημείο: η μη υποβολή στην εφορία δεν ακυρώνει την εγκυρότητα του συμφωνητικού μεταξύ των συμβαλλομένων. Ο Άρειος Πάγος (απόφαση 1698/01) έχει αποφανθεί ότι οι διατάξεις δεν καθιστούν άκυρο ένα συμφωνητικό που δεν θεωρήθηκε εμπρόθεσμα στη ΔΟΥ. Οι συνέπειες αφορούν μόνο τη σχέση με τη φορολογική αρχή.

Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα συμφωνητικά ως έγκυρα αποδεικτικά μέσα και να διεκδικήσετε οφειλόμενα ποσά. Ωστόσο, θα πρέπει να λάβετε υπόψη ότι η φορολογική αρχή μπορεί να μην αναγνωρίσει εκπτώσεις δαπανών αν διαπιστώσει μη υποβολή.

Το σημαντικό είναι ότι ακόμη και σε φορολογικό έλεγχο, η μη θεώρηση δεν αποτελεί από μόνη της απόδειξη εικονικότητας της συναλλαγής, όπως έχει κριθεί με την απόφαση 4007/2022 της Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών Αθήνας.

Συμπέρασμα

Το βασικό ερώτημα εδώ είναι πόσο σημαντική είναι η σωστή διαχείριση των ιδιωτικών συμφωνητικών; Τα συμφωνητικά διατηρούν την ισχύ τους ακόμα και χωρίς θεώρηση στην εφορία, αλλά η υποβολή τους στην ΑΑΔΕ παραμένει υποχρεωτική για κάθε επιτηδευματία.

Θα πρέπει να γνωρίζετε ότι η τήρηση των τριμηνιαίων προθεσμιών και η ακριβής συμπλήρωση των στοιχείων προστατεύει την επιχείρησή σας από πρόστιμα. Παράλληλα, εξασφαλίζει τη φορολογική συμμόρφωση και την ομαλή λειτουργία των επαγγελματικών σας σχέσεων.

Οφείλω να επισημάνω ότι η μη υποβολή δεν ακυρώνει την εγκυρότητα του συμφωνητικού μεταξύ των συμβαλλομένων. Ωστόσο, η φορολογική αρχή μπορεί να επιβάλει κυρώσεις.

Το σημαντικό είναι να παρακολουθείτε συστηματικά και να καταθέτετε έγκαιρα τα συμφωνητικά σας. Αυτό αποτελεί βασική προτεραιότητα για την ορθή λειτουργία της επιχείρησής σας.